Vertrouwenspersoon
Steeds meer organisaties kiezen voor een vertrouwenspersoon: om te voldoen aan de ARBO wet, waarin is geregeld dat elke werkgever ongewenste omgangsvormen moet voorkomen maar ook vanuit goed werkgeverschap. Je kan te maken hebben met een interne vertrouwenspersoon (in dienst van jouw organisatie) of een externe vertrouwenspersoon (inhuur).
Een vertrouwenspersoon is gericht op een sociaal veilige werkomgeving en een integere organisatie.
Een vertrouwenspersoon staat naast de melder. Een vertrouwenspersoon is een luisterend oor, adviseur ten aanzien van te kiezen routes en heeft tevens een signalerende functie richting werkgever.
Wat is ongewenst gedrag
Ongewenst gedrag of een grens is overschreden als de ontvanger dit zo ervaart. Het gaat nooit om wat de veroorzaker bedoeld heeft. Ongewenste omgangsvormen staan beschreven in artikel 3 van de ARBO wet en betreffen: (seksuele) intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie. De verantwoordelijkheid van werkgever is om de sociale veiligheid te waarborgen doormiddel van beleid op deze gebieden.
Tevens is ook de Algemene wet gelijke behandeling van toepassing waarin geregeld is dat er niet gediscrimineerd mag worden op basis van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht en burgerlijke staat.
Wat is integriteit en hoe waarborg je deze
Integriteit betekent een juist moreel kompas hebben. Oftewel: handelen volgens algemene normen en waarden. Binnen de organisatie betekent dit: je bent betrouwbaar, voorkomt fraude en corruptie.
Integriteit is geen verantwoordelijkheid van één persoon, maar van de hele organisatie. De vertrouwenspersoon draagt bij aan bewustwording, het bespreekbaar maken van lastige situaties en het versterken van een open cultuur.
Werknemer
Als je te maken hebt met grensoverschrijdend gedrag of een integriteitskwestie dan kan je contact opnemen met een vertrouwenspersoon. Er kan sprake zijn van een interne vertrouwenspersoon en of een externe. Een interne vertrouwenspersoon is iemand of meerdere personen binnen de organisatie die deze taak uitvoeren meestal naast een andere taak. Het is goed om je af te vragen wie je benadert aangezien jij ook binnen dezelfde organisatie werkt. Dit kan een nadeel zijn van een interne vertrouwenspersoon. De voordelen kunnen zijn: de vertrouwenspersoon kent de organisatie waardoor de drempel om te melden misschien kleiner is, er kan mogelijk snel actie ondernomen worden, er kan een preventieve werking uitgaan van interne vertrouwenspersoon omdat er in een vroeg stadium al hulp gevraagd kan worden.
Een externe vertrouwenspersoon wordt ingehuurd. Het voordeel daarvan is dat iemand onafhankelijk en objectief is en ook niet onbelangrijk er is geen hiërarchische relatie met de melder. Als het gaat om een melding over een leidinggevende zal een melder dit liever aan een extern vertrouwenspersoon toevertrouwen dan aan een intern vertrouwenspersoon. Verder zijn externe vertrouwenspersonen, opgeleid en hebben meerdere casussen gedaan waardoor de expertise toeneemt.
Werkgever
Organisatie vanaf 10 medewerkers zijn verplicht een vertrouwenspersoon te hebben. Er zijn nog geen eisen aan de kwaliteit gesteld.
Een sociaal veilige werkomgeving is niet alleen vanuit de Arbowet: psychosociale arbeidsbelasting (PSA) verplicht maar ook heel belangrijk voor een fijne werkcultuur en medewerkers die graag bij je willen blijven werken.
In een fijne sociaal veilige werkcultuur is er minder sprake van verzuim en voelen medewerkers zich gewaardeerd en worden grenzen gerespecteerd. Werkgevers kunnen dit bewerkstelligen door hier gedragscodes en beleid op de formuleren en dit uit te dragen in de organisatie. De vertrouwenspersoon is op de hoogte van de zaken die nog niet goed verlopen. De signaleringsfunctie is een belangrijk onderdeel van het werk van een vertrouwenspersoon. Dit betekent dat het MT anoniem op de hoogte wordt gebracht over aard en hoeveelheid meldingen. Tevens wordt er één keer per jaar een jaarverslag uitgebracht.
Stappen in het proces van de vertrouwenspersoon
Stap 1. Luisterend oor en emotionele steun. De gebeurtenis en erkenning van emoties staat centraal. Ik neem binnen 24 uren telefonisch contact met je op. Jij kan alvast aangeven of er iets urgent is wat gelijk gedeeld moet worden en verder maken we een afspraak. De afspraak kan fysiek, online of telefonisch zijn. Altijd rekening houdend met de vertrouwelijkheid die geborgd moet worden.
Stap 2. 1e gesprek. We maken kennis, ik geef de kaders van mijn functie aan en jij vertelt je verhaal. Dit gesprek duurt doorgaans 1 uur. Hierna kunnen we een vervolg gesprek inplannen. We laten beiden het gesprek op ons inwerken.
Stap 3. Bespreken van mogelijkheden, we brengen in kaart welke mogelijkheden er zijn en wat de voor en nadelen zijn. Jij bepaalt zelf of en welke stappen je gaat ondernemen.
Stap 4. Ondersteuning en advies, jij geeft aan welke stappen je gaat nemen en de vertrouwenspersoon kan je hierin ondersteunen.
Stap 5. Doorverwijzing, soms is iets anders nodig bijvoorbeeld: een aangifte bij politie, mediation, een klachttraject of maatschappelijk werk. De vertrouwenspersoon heeft een goed overzicht van de sociale kaart en kan hierin dus ook verwijzen naar de geschikte hulp.
Stap 6. Registratie en advies, de vertrouwenspersoon heeft ook een signaleringsfunctie en advies richting werkgever. Dit gebeurt anoniem en kan ook alleen op die manier gebeuren. Wat betekent dit concreet: de vertrouwenspersoon levert één keer per jaar een jaarverslag op aangaande het aantal meldingen die er geweest zijn en welke klachten het betroffen (pesten, sexuele intimidatie, discriminatie, agressie of geweld en of een schending van integriteit).